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秘书处2011年工作总结及2012工作计划
2011年，对麦田来说，是面临巨大挑战的一年。因为我们刚刚注册成立了基金会，我们面临着转型，面临着重新建立对麦田的一些理解。在这个过程中，必然会面对很多的困惑，质疑，抗拒和疏远。面对这些挑战，麦田计划团队一方面继续踏踏实实地工作，一方面也努力地提升自己的能力，以便能够更好地去完成麦田的工作。同时，我们进行了麦田架构的改革，建立了新的决策机构，让更多麦友可以通过召集人团队来行使自己的话语权。
作为秘书处负责人，我于2011年2月开始，参加了由中山大学人文学院人类学系与公民社会研究中心主办的公益行动者协力营培训及西部阳光农村发展基金会主办的财务培训，和其他的一些公益工作坊。通过这些学习，我开始关注自己的成长，关注麦田的成长，以及自己在麦田的定位。并且，在这个过程中，调整自己的心态，加强秘书处的建设，发展了许多愿意长期坚持的麦友加入秘书处，壮大了这个队伍，并且把日常事务都做了分工，不再是集众多事务于一身。这样也让我有更多的时间和精力来关注麦田的管理，加强这方面的学习。
2011年，秘书处继续担任着麦田计划日常事务的跟进和处理。
秘书处，作为麦田计划管理团队的助手，一直以来，负责了管理团队决策的落实、跟进，在制定《麦田计划管理细则》的过程中，协助管理团队进行了资料的整理、发布、修正。
在分社沟通协调方面，配合管理团队和召集人团队，建立了麦田计划工作邮箱，接受各个分社/团队的活动申请、备案、为分社提供一些活动和团队建设的简单引导。同时也进行了分社/团队的活动统计，并不定期更新各类活动数据到论坛的数据帖。
在部门协调方面，特别是在六周年活动后重建各个部门之前，秘书处基本担任着麦田总社除助学部、财务之外的绝大部分工作，协助管理团队，开展了画出彩虹、一人一字典等项目的宣传、推广、“典”燃梦想项目的申请审核、实施，字典的印刷及分配。
六周年活动期间，配合管理团队开展了六周年活动方案的征集、评选，并策划了活动中会议部分的方案，在过去麦田周年活动内容单一的基础上增加了分社PPT分享，培训，交流等内容，让麦田周年活动取得了长足的进步。同时，秘书处完成了各个分社活动照片、资料的收集，整理，配合各个分社，完成了第二次认证志愿者的审核、编号、公布等工作。
同时，秘书处还担任了麦田计划各个门户网站微博、博客及各个公益平台的维护，推广工作。经过一年多的努力，麦田计划各个官方微博均获得了认证，并拥有了相当数量的粉丝，在各个项目的推广中也起到了应有的作用。
在新人咨询服务方面，我们建立了在线咨询QQ及客服人员进入意向资助人群，及时为新人和意向资助人提供咨询服务，在很大程度上解决了助学部工作人员在线时间少，咨询不能及时得到回复的问题。六周年活动后，因建立了客服中心，因此此项工作目前已移交到客服中心。
今年，由于原来为麦田提供各种装备的厂家倒闭，秘书处在联系新的厂家的过程中，出现了一直找不到合适的厂家，或找到的厂家生产的装备质量又不符合麦田要求的现象，引起了部分麦友的质疑和不满，对此秘书处也进行了检讨，并在麦田论坛公开发帖征集装备制作资源。部分装备的制作时间和质量在下半年有所改善。
2011年，对于秘书处来说，是一个建立团队的过程。我们从原来的一个人，发展到现在的许多人，其中包括目前担任了秘书处多数日常事务的浅白，负责麦田淘宝的悠然度岁寒、amygao，负责微博的小可，真水无真、猪猪小叮当、乐珊儿、唯念归鸿、晓桐、温泉的玛侬等等。虽然这个过程中有一些麦友因为个人原因不能坚持下去，但我们这个团队还是慢慢壮大起来。
在12月的召集人例会上，管理团队提出加强秘书处功能，让秘书处承担更多麦田的管理事务。针对这项决定，秘书处很快作出了调整。一方面继续招募志愿者，一方面也重新对秘书处职能进行了描述及分工。
2012年，除了完成秘书处负责的日常工作，我们将以下重点开展以下几项的工作。
第一、 加强秘书处的功能。
1、 明确分工，招募更多志愿者进入秘书处，让更多麦友有机会为麦田管理工作出力。秘书处职能与分工相关内容，将与本总社一起发布到麦田论坛，同时接受麦友报名。人员配置力争在2月16日召集人会议前完成，并在会议上跟召集人团队及麦田管理团队汇报人员配置情况。
2、 加强秘书处与各个分社/团队的沟通，不定期举行YY答疑会，集中回答各分社/团队对麦田日常事务操作的疑问，包括请财务专业人士回答财务问题。
3、 每月召开秘书处例会，及时了解各个小组工作情况，加强沟通，解惑，努力提升秘书处人员工作能力。
第二、 推动麦田分社活动统计和志愿者服务时间统计。
麦田一直以来，对数据的统计都非常地粗略，并且主要关注在我们的帮助对象上，对分社活动也只是简单的统计，并没有为每个分社提供单独的活动数据，更没有对这些数据进行有效的分析，并因此根据数据而对各个分社的发展提供有效的支持。而在志愿者方面，我们更是没有活动时间的统计。虽然从2010年麦田五周年开始，麦田增加了志愿者认证这个环节，但也仅仅是统计到志愿者的活动次数（要求10次以上，也没有对数字进行记录和整理），而未达到认证要求的志愿者就完全没有活动数据留存在总社。
因此，2012年，秘书处将把活动数据的统计作为工作重点内容之一，通过对各个分社/团队活动数据的收集，整理，分析，再对管理团队提供相应的分社支持建议。同时，通过对数据的分析，发现各个分社的亮点并进行推广，让各个分社的好活动，好经验得以发扬光大。从而推动整个麦田的发展。
第三、 开展麦田主题年文化建设活动。
在过去的两三年里，麦田开始忽略了文化的传承和建设，以致于很多新麦友对麦田文化的理解出现了偏差。而管理团队成员们因为一直忙于麦田的各种事务而无瑕顾及给大家足够的引导，因此造成了麦田整个氛围的改变。
2012年，秘书处将配合管理团队，开展麦田主题年活动。2012年的主题将定为“责任“，即”麦田责任年“。我们将通过两到三次的主题活动，让麦友们来了解责任，感受责任，分享责任。
活动的具体形式待定。
第四、麦田七周年活动。
1、 2月份中旬在《麦田驿站》设立周年方案专题，开展周年活动方案征集，并在征集的过程中，协助分社完善方案。
2、 3月下旬至四月上旬，对征集到的方案进行投票，选出优胜方案，确定七周年活动举办地点，并对前三名方案给予鼓励。
3、 4月至6月，协助分社开展七周年活动筹备，提供必要的支持。确定周年会议方案，完成前期准备工作。
4、 6月中旬，协助分社举办七周年活动。
5、 6月下旬，做七周年活动总结汇报。
第四、 制作麦田管理制度手册
1、 在麦友的帮助下，完成麦田管理制度手册目录制定。
2、 对手册目录进行分解，然后采用招标的形式，把工作分配下去，用三个月时间完成手册制作。（此为yesting建议。如无人投标，可对目录进行分解，制定每月工作计划，用一年的时间完成手册的制作）
2012年，期待能够在大家的共同努力下，把麦田秘书处建设完善起来，能够更多的为麦田的发展出力。同时，也期待能够得到所有分社/团队和部门的支持，一起把麦田的工作做好。
麦田计划•秘书处 种子
2012年1月10日 | 
发表于 2012-2-2 00:12
楼主
发表于 2012-2-2 00:19
发表于 2012-2-2 01:05
