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【会议记录】麦田计划12周年筹备工作会议

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发表于 2017-5-5 08:51 | 显示全部楼层 |阅读模式
麦田计划12周年筹备第一次会议

会议时间:201753日  20:30-22:00
会议地点:微信群
会议主持:扬中悠然
参会人员:扬中悠然、翠湖、冰女、冬雪佳芸、种子、北北、开开、小白、owen、猫猫、欧阳、废废、拾荒、浪情

会议目的:
1、年会各环节负责人进行对接
2、明确年会需要做的准备工作

会议记录:

一、 种子介绍年会的大方向
1、 年会主要内容由总社确定及组织;
2、 年会晚会总社定基调,颁奖占比重,节目稍有压缩;
3、 16-18日总社安排的内容:乐淘、召集人会议、公益论坛、志愿者大会、颁奖晚会、奇葩说;
4、 18日中午理事会需要无锡团队协作;
5、 秘书处总协调:悠然,协助:翠湖。

二、 报名及接待(负责人:废废)
1、 确定报名时间:55-25日;
2、 倡导自助精神,出详细交通指引帖,麦友自行到达酒店;
3、 接待工作细化:

三、 召集人会议(负责人:翠湖、会务组)
1、 人数:约70

四、 乐淘(负责人:冬雪、会务组)
1、 时间安排:16日下午及晚上
2、 招募和报名帖同步发出

五、 志愿者大会(负责人:种子、会务组)
1、 大会主要内容:工作汇报和展望、金色麦客颁奖、团队分享
2、 大会议程(初步)
① 开场:主持人致辞,嘉宾介绍(5分钟)
② 秘书长致辞——种子(5分钟)
③ 年度工作汇报——开开(20分钟)
④ 中国山区的变化及麦田未来的发展方向——莫凡(20分钟)
⑤ 金色麦客颁奖(30分钟)
⑥ 麦苗班项目分享串词——小兰(5分钟)
⑦ 麦苗班课程设计与实施分享——啦子(20分钟)
⑧ 乡土课程项目分享串词——豌豆(5分钟)
⑨ 乡土课程项目分享——
⑩ 一线团队资源整合经验分享-古云子

六、 颁奖晚会(负责人:开开、小阿福、欧阳)
1、颁奖晚会,以颁奖为核心,节目为辅助。
2、总时长2.5小时,7点入场,7点半开始,10点结束。
3、节目时长约1小时,7个节目左右。颁奖时长约1.5小时。
4、总负责:开开
分块内容
分块负责人
备注
节目
无锡
确认无锡对接人;
颁奖
开开
场控
节目相关
无锡
现场音乐、服装、背景视频/海报、PPT、物料等
颁奖相关
开开
全场
待定
全程拍摄、空间、布场、物料、入场、收场等
由无锡分块负责的事宜,每次筹备会或按照时间节点汇总沟通。
5、关于节目的想法:
1) 类型多样均衡:演唱、舞蹈、小品/话剧、朗诵等
2) 节目兼顾:欢乐笑点and感动泪水
3) 尽量都是麦友表演,不请外面的机构或舞团
4) 两个确定的节目:全职表演(形式待定);佛山合唱团项目孩子合唱(建议加上无锡项目的孩子一起,作为开场节目)
5) 建议:无锡演说家项目可以出一个节目;无锡团队出一个节目
6、关于主持人想法:
1) 要求都是麦友
2) (听Owen说)男11,小女孩1小男孩1,想法很赞,但有一点担忧,小朋友较难把控,是否需要参与全程主持。
7、其他说明
1) 期待今晚确定无锡晚会对接人(节目和场控是否同一个人);
2) 细节与对接人私下沟通;
3) 时间推进表在第一轮私下沟通结束后产出。

七、 奇葩说(负责人:开开、会务组)
1、 工作涉及内容:
2、 需求:场地、现场键盘老师、物料

八、 冷餐会
1、 时间安排:中午
2、 目的:自由交流

九、 公益论坛(负责人:北北、会务组)
1、 形式:主题演讲+问答
2、 515日定主题,根据主题邀请2-3名嘉宾。
其他:
彩虹口袋画作展出(负责:尘烟、owen

会议后续:
155日前确认冷餐预算、会务预算;
255日发布报名帖(如预算未能确定,推迟报名时间);
3510日前各环节负责人提交流程和需求表给owen

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 楼主| 发表于 2017-5-20 14:38 | 显示全部楼层
麦田计划12周年筹备第二次会议
会议时间:2017年5月8  21:00-22:00
会议地点:微信群
会议主持:扬中悠然
参会人员:扬中悠然、莫凡、浪情、浅白、猫猫、CARMEN、欧阳、翠湖、废废、吴瑛、开开、拾荒、北北、种子
会议目的:
1、 汇报各项工作进度;
2、 明确需求。
会议记录:
一、 关于接待(废废)
1、 麦友报名进行中;
2、 报名结束后根据报名情况召集志愿者。
二、 召集人会议(翠湖)
1、 方式:私董会(4-5场同时进行,以召集人报名情况分组,包房,提前订餐);
2、 需求:了解餐标、大白纸、便签、笔等。
三、 颁奖晚会(开开)
1、7个节目已定,在排练中;
2、评优资料20号收集完毕,31号左右出各奖项结果;
3、颁奖嘉宾在邀请当中,22号全部确定;
4、颁奖的奖杯、奖状正在询价和设计中;
5、团队入场设计方案22号确定;
四、 奇葩说(开开)
1、 辩手集齐,主持嘉宾队长确定;
2、 下周一在辩手内部开规则及安排说明会;
3、 下一步辩论内容的准备;
4、 准备招商及第二轮预热。
开开需求:
① 提供晚会及奇葩说会场的图纸尺寸;
② 是否能找到现场的键盘手(奇葩说);
③ 是否能找到孩子在晚会现场弹奏钢琴或吉他,或打鼓?做为颁奖环节的音乐现场演奏;
晚会现场的摄影摄像、灯光音响的设备及操作人确定(3台摄像机多机位全程录像、2-3摄影师走动拍照)。
五、 公益论坛(北北)
四位嘉宾已经全部邀请完毕,已建群。
后续工作:
1、周一做好日程,和嘉宾、owen确认流程;
2、和嘉宾单独沟通发言内容;
3、收集嘉宾ppt;
4、落实嘉宾住宿、出行细节信息;
5、老莫、种子的发言内容落实。
关于场地,就是提交的需求表里的需求了,暂时没有变化。
六、 冷餐会(CARMEN)
在邀请报名中。
七、 志愿者大会(种子)
1、 分享人已确认,25日前交PPT;
2、 需要金色麦客名单及资料(对接开开)。

 楼主| 发表于 2017-6-5 15:50 | 显示全部楼层
麦田计划12周年筹备第三次会议
会议时间:2017年6月3日  20:30-21:20
会议地点:微信群
会议主持:扬中悠然
参会人员:扬中悠然、owen、莫凡、浪情、浅白、猫猫、CARMEN、翠湖、废废、开开、拾荒、北北、种子、燕子、绮颖
会议记录:
一、接待组汇报
报名告一段落,目前37个团队343人报名,约140人需要安排住宿。仍继续接受报名(预计再报名20人左右,空降100人,年会总人数460人左右)。
接下来工作安排
1、 志愿者招募
① 接待组招募15人,节目组招募10人,面向全国志愿者
② 6月4日出帖,截止9日);
2、 已报名志愿者房间安排
① 6月8日前与酒店确认房间房号、房型等
② 6月9日安排已报名志愿者房间,并与各团队负责人确认
③ 6月10日提交房间资料制作房卡替换卡
3、 三折页内容确定
4、 所有参会物资打包(6月15日前)
接待计划
分两组:签到组、空降组
签到组:酒店大厅接待,统筹1人,志愿者6人, 2人一组(一人签到、一人分发物资),每组负责约15个团队接待。
空降组:一间套房里,酒店大厅做指引。统筹1人,财务2人,分装物资2人,房间安排2人。
二、晚会环节
1、颁奖环节
l 所有奖项结果已确定
l 颁奖顺序、颁奖嘉宾已确定
l 颁奖嘉宾台词、服装更进中
l 颁奖PPT在制作中
l 颁奖音乐未定
l 嘉宾手持卡片未做
l 奖杯已做,已到无锡
l 奖状已做,已请露总安排填写
2、节目环节
l 节目视频只收到2个,其它继续催中
l 节目的服装、化妆要求,等拾荒与团队的沟通结果
l 主持稿未出(计划等节目出场顺序确定后写)
l 节目未审核
需无锡团队确认问题:
① 摄影摄像是否已确定设备及操作人(多角度摄像、两个机动摄影)
回应:摄像目前有一台,摄影已招募一人
② 是否能找到孩子在现场弹奏钢琴或吉他,或打鼓都行,作为颁奖环节的音乐现场演奏
回应:未解决,发动志愿者寻找中
三、奇葩说
l 各辩手辩论内容收齐,下一步完善调整每个人的内容
l 第二轮预热完成:卡司、辩手推介
l 第三场预热进行中:赞助商拍卖
l 开场小短剧,剧本完成,已交由小大负责排练
l 投票工具制作中
l 物料需求已定
需无锡团队确认问题:
桁架6*3m,酒店可以提供还是要租用,费用如何?
回应:需等明天酒店与酒店确认后回复
四、志愿者大会
志愿者大会目前准备情况如下:
1、8位发言嘉宾的PPT目前收到6份,还有2份没有收到。
2、已经完成了金色麦客的视频制作。
3、秘书长致辞(未完成)。
五、公益论坛
公益论坛汇报如下:
1、 已确定和落实所有发言嘉宾;
2、 题目收集到两个,机构和个人简介三个。
后续计划:
1、6月8日前收集完成,并完成会议议程单页的文字交给设计师看是否需要设计一下再打印。
2、ppt限定6月15日最晚提交,从周一开始连环call。参与的非麦田机构均作为嘉宾介绍,具体机构和title6月12日左右和多肉对接。
3、现场使用的ppt6月8日资料完整后10日制作完毕。
4、现场提前一天试播所有ppt确认无误,翻页笔设备ok,音响ok。
六、召集人会议
目前召集人会情况如下:
共有36人报名,已截止报名,已出参与者名单,已建群。分4组,9人一组,四位协作者分别为翠湖、张军、啦子、北北,餐厅场地问题周一与@owen 对接。
会议时间:16日晚上7点到10点,共3小时。会议所需大白纸物资下周处理并制作。
七、冷餐会
1、外部公益组织的介绍安排入冷餐会环节
2、场地需求:圆桌摆放,10人桌
八、公益集市
需确定多少团队参加,需准备多少桌子。
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