关于麦田内业（走访表）资料整理的一下思考

王鱼儿

今年6月份的咸宁资料走访内业整理，到现在为止进行第一轮的修改工作。
这个效率很影响审核工作，辜负走访的人们辛苦、潜在资助人的热情期盼，最重要的是延缓了改善孩子们境况。
有鉴于鄂州、黄冈团队在图书馆项目信息化管理中取得的经验，在此我有一个不成熟的建议，提出来，希望能对内业（走访表）资料整理有所帮助。
下面分情况说明、问题分析、解决问题的方法、其它四部分做一个大致分析说明。

一、情况说明
    1、此次咸宁走访，外业（现场核实）走访工作花费了大家不少心血。
    2、 当天的走访表格的填写完善，我观察很多麦友都是挑灯夜战到凌晨，直至全部完成才回去歇息。
    3、回来以后的纸质表格电子化，消耗了不少时间，当时提出的进度要求是赶在9月学生开学前争取通过审核公布，具体提交总部时间不知。
    4、进而直至本年11月上旬总部提出了预初审、修改意见。
    （说说本组初审意见：本组一共申报10名小朋友，每个小朋友涉及到的问题最少的5个，最多的16个。合计估计有100多条。需要逐条回答并修改相应的txt表格。
    而里面一个最明细的瑕疵就是，电子表格跟现场使用的不一致，要重新修改电子表格。）至此已经消耗了大半年时间。
    5、因为没有具体参与、也没有查阅相关审核程序，我想大体上下面搞不好还有再审、三审直至最终确定，公布。
二、问题分析
    1、走访工作包括外业和内业两部分，外业是基础，但最终的资助效果，需要内业高效准确完整的资料展示。
    2、但是目前内业资料的整理貌似还没有引起足够的重视。耗时很长，效率很低，听有的麦友说根据初审意见修改了一整天才搞完。好像有很多麦友就说不愿意做内业整理这事。
    3、内业的整理很大一部分都是重复性质、繁琐的劳动。按目前的做法，需要不停的切换不同的表格，容易让人疲惫、厌倦、尤其容易出错。
    4、反反复复的来回修改反馈，对全职工作的麦友来说是一个沉重的负担。特别是像这次，连基础的电子表格模版都出现了问题。还好不是大问题（复制粘贴30次，把表格从头到位先拉三次，最后检查修改还要一次）
    如果是大幅度的修改，那我们需要做的第一件事就是把上一次已经做的内业整理再做一遍。想想都烦躁。
    5、为此，迫切需要改进内业整理工作，提高工作效率。规范化、标准化，专业化运作。
    如果把一次走访看作一个项目的话，外业、内业、初预审、终审、公布就是整个项目的前期工作，前期工作如果实现无缝对接的话，那么将极大的减轻大家前期的重复性劳动，提高大家的积极性。用有限的时间走访资助更多的学生。
    再远一点，后期的召集资助者、发放资助款==都能加快运转。
三、解决问题的方法（初探）
   1、我记得去年看见鄂州、黄冈团队为了改善麦田图书管理，保持麦田图书可持续发挥作用，解决重建设轻管理的问题，引进了信息话管理系统。大致包括条码、扫描枪、管理软件。
   2、系统实施后，通过条码扫描，就可以很方便的收集各个图书室整理各个图书室的资料，并可以互相调配。
   3、为此我觉得是否在走访内业整理工作中，也开发同样的管理系统。就像网上考试报名一样，根据那种最新的统一的标准化表格，在网络系统中逐次录入内容，实时保存，同步上传，同步审核修改。
当然里面还有很多细节，需要专业人士结合工作流程的实际去考虑，不展开。这样我们就不会出现表格出错这种低级错误，也不用总分部、分部与小组之间反复的来回电邮。
把有限的精力用在认真检查核实资料上面，而不是低层次的反复无效劳作。

四、其它
   1、软件系统开发，貌似团队里面有不少专业人士，作为一个单独的项目来运作，不存在任何技术难题。
   2、经费来源，根据预算，争取相关公益基金的支持，这个应该不难。比如说，淘宝公益，如果接洽的好，经费、系统他们都一并弄好。
   3、国际上应该有专业的公益组织，应该有这样的软件。不妨了解、甚至借用一下。

我想：唯有把大家从繁琐的资料中解救出来，麦友们才会更加积极的参与活动。
      唯有一个现代化的走访资料上报核实审查系统，才能让麦田走上更加专业化、标准化的道路。才能更有生命力！
      一时糊涂，瞎想诸多。我的表格还没填完。先下了，拟每天填两个，先回答问题，再修改表格。在19日以前按要求完成相应工作。

   
   

种子

有思考就会有成长！！！感谢楼主，加精华！

合肥@溪流

我思故我在   

棱角222

鱼儿是个好同志~~！

春风

好事情啊，迫切希望早点实现，
这个不是分社可以解决的事情了，要总部来协调呢

王鱼儿

回复 2# 种子


    有可能几百大洋就解决了，也有可能几千。总之列，不是很花费，效果很明显。

王鱼儿

鱼儿是个好同志~~！
棱角222 发表于 2012-11-15 08:44

    棱角。这个不难，但是很有效。你怎么看？

510570124

这个是有很多问题  但解决起来也不会像你说的那样简单  还需要一步步摸索改进  大家一起努力

折啊

顶，改善工作流程和方法，提高工作效率。。。

老朱

助学部可以前头干这活

王鱼儿

组学部可以前头干这活
老朱 发表于 2012-11-15 10:43

    老朱估计很久没有在网上填那种考试报名表了吧？
   建议进湖北人事考试院随便找一个考试报考一下，
   试一试，看看是不是跟我们这事是一个道理，一个流程。
   现在那么大的考试，
   那么高效率，有次序的组织，应该跟这个报名系统是分不开的。

王鱼儿

非常好的主意
海达 发表于 2012-11-15 11:02

    团长，光谷就有很多软件公司。
   我买了一套软件，带网上查询录入系统的，
   花费也就1000块钱。
   终于把自己从重复麻烦的劳动中解放出来了。
   这个软件要是开发出来了
   到时候说不定可以卖个别的基金会。呵呵。
   有更深层的意义。

小柔

我们组的人才，修改孩子的资料修改出这么多名堂来，有思考，好建议，超赞！

如歌

好贴，学习了。

如歌

小鱼儿好用心的分享！
期待怎样更完善。

王鱼儿

我们组的人才，修改孩子的资料修改出这么多名堂来，有思考，好建议，超赞！
小柔 发表于 2012-11-15 11:58

    我不知道现在的工作方式经过了几次改良，但目前的工作方式还有很大的改良空间。

老朱

老朱估计很久没有在网上填那种考试报名表了吧？
   建议进湖北人事考试院随便找一个考试报考一下 ...
王鱼儿 发表于 2012-11-15 11:16

    我不是很久，而是从来没有干过这活
武汉分社如果有好的建议，可以好好合计下，做成提案交总社讨论滴

eqghr

实地走访蛮辛苦的，楼主很有爱

晓棠

小鱼业务水平越来越好了，提出这么好的意见