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[转帖]开会的技巧(欢迎补充)

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发表于 2007-3-29 01:44 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 燕儿 于 2015-12-11 16:00 编辑

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;一、&nbsp;会前准备<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决?<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案?<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组.&nbsp;限定每个项目的商议时间。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多,将其要点摘录出来。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;6、根据要讨论的问题限定与会人员。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;7、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家。&nbsp;<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;二、会议期间控制<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;1、叙述会议的目的。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;2、核对并记录与会者。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;3、根据议事日程顺序提出每个项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;4、给每一个人表述自己意见的机会。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;6、如果讨论变得复杂,出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将各种观点加以概括。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;7、坚持预定的时间,不要拖延。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;8、在每个项目讨论结束后加以概括,以便决策或达成结论。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;9、在会议结束时,对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论,可以推迟到下一次会议。<br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;10、确定下次会议的议题和时间。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;三、会后工作<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。<br/><br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;2、根据会议,对执行进行监督和检查。<br/>

 楼主| 发表于 2007-3-29 01:51 | 显示全部楼层
本帖最后由 燕儿 于 2015-12-11 16:00 编辑

<p class="main">如何开会?</p><p class="main">  <span class="main">看到题目可能大家觉得不值一提,开会?谁不会。可是下面的问题,您可能会经常遇到: <br/>  § 会议开始的时间到了,会议室仍然被其他人员占用,没有会场地;<br/>  § 会议开始的时间到了,投影仪无法正确连接;<br/>  § 需要打印出来的材料没有打印出来;<br/>  § 与会人员需要在白板上表达自己的思想时,却发现白板笔无法书写;<br/>  § 主要发言人讲的很差,如:进行设计评审时,主讲人根本就没有将思想能够清楚地表达出来<br/>  § 会议失去控制,跑题严重<br/>  § 与会人员迟到,会议推迟<br/>  § 在开会过程中人进人出,会议混乱<br/>  § 会议开完了,大家各奔东西,没有人整理会议纪要,达成的意见没有记录。<br/>  § 会议开完了,发现没有开会的必要,可开可不开的。<br/>  § 会议的时间太长,在会议过程中废话太多</span></p><p class="main">  上述的问题会造成时间的严重浪费,那么如何开好一个会议?流程!需要一个规范的流程作为指导:<br/>  1.确定会议的时间、地点、人物、主题、目标、主持人、会议准备人员<br/>  2.通知与会人员,事先就会议的主题、目标进行沟通,对需要审查的资料事先审查<br/>  3.预定会议室、投影仪、白板、笔记本电脑<br/>  4.打印会议资料,发放下去<br/>  5.接待与会人员,对外地赶来的与会人员安排好接站、住宿、车船票、送站<br/>  6.事先联调设备,确保会议环境良好<br/>  7. 如果需要,则对会议的主持人进行开会技巧的培训<br/>  8. 会议的变更及时通知相关人员(时间 地点等)<br/>  9. 会议要签到<br/>  10.会议中服务:添水、水果与点心、就餐等<br/>  11.会议中控制进度<br/>  12.记录会议决议<br/>  13.跟踪会议决议的执行<br/>  14.总结会议的得失,改进会议的流程<br/>  以上是一个简要的流程,当然在实践中您可以自己来丰富、完善。<br/><br/>  在上述流程中有一个关键是会议的准备,这是成功的起点,为确保准备的充分,你可以设计一个检查单,来提醒自己,如:<br/>  <span class="main">§ </span>与会的人员是否都通知到了? <br/>  <span class="main">§ </span>开会前需要准备的设备是否齐全了?如:笔记本 投影仪 白板 白板笔 光笔 录音机 板檫等<br/>  <span class="main">§ </span>地点是否明确?<br/>  <span class="main">§ </span>场地的容量是否足够?<br/>  <span class="main">§ </span>场地的位置摆放是否合理?<br/>  <span class="main">§ </span>主题是否明确?<br/>  <span class="main">§ </span>主要发言人是否准备充分了?<br/>  <span class="main">§ </span>需要发放的资料是否准备齐全了?<br/>  <span class="main">§ </span>会议资料是否发放到每个人手里了?<br/>  <span class="main">§ </span>会议的变更是否通知了相关的所有人员?</p><p><span class="main">  好了,你自己试试看!</span></p>

 楼主| 发表于 2007-3-29 01:53 | 显示全部楼层
本帖最后由 燕儿 于 2015-12-11 16:00 编辑

<p>如果你是会议主持人,你该如何开会?</p><p><br/>一般情况下,开会是让大家讨厌的事儿,所以开会是门艺术,今天我们上课研究了一下,大家来评评:<br/><br/>不开没有准备的会;<br/><br/>不开可开可不开的会;<br/><br/>不开没有明确议题的会或议题太多的会;<br/><br/>不要无关人员与会;<br/><br/>准时开会不迁就迟到的人S:要注意,如果是会议主角不到,那一定要等!!!如果不能来,则改天再开!<br/><br/>限制发言时间S:最好让发言人站着,免得他讲半天不停!<br/><br/>选好会址使之免受干扰专心开会S:最好不要在办公室开会,如果在办公室开,一定要拔掉电话线,还要与会人员关掉手机。<br/><br/>不要乱开铺张浪费的会;<br/><br/>有计算控制会议不要延长会议时间;<br/><br/>注意不能议而不决、决而不议。 </p>

发表于 2007-3-29 13:23 | 显示全部楼层
本帖最后由 燕儿 于 2015-12-11 16:00 编辑

<p>学习中</p><p>谢谢,瘦梗</p>

发表于 2007-3-30 23:36 | 显示全部楼层
本帖最后由 燕儿 于 2015-12-11 16:00 编辑

<p>哦,有成效哦!!!</p><p>有时候开会,觉得满累的,每个参加会议的人都太有个性了!!!</p><p></p><p>学习中!!</p>

 楼主| 发表于 2007-3-31 00:15 | 显示全部楼层
本帖最后由 燕儿 于 2015-12-11 16:00 编辑

“每个参加会议的人都太有个性了”对!深有同感!

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